YNÖKC | Limon Teknoloji

Nebim V3 e-Arşiv

Toptan satış, perakende satış ve e-ticaret satışlarınızdan doğan e-Arşiv faturalarınızı Nebim V3 ile düzenleyin.

433 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile getirilen ve 1.1.2016 tarihinde yürürlüğe giren ve kapsama giren firmalar için zorunlu olan elektronik arşiv (e-Arşiv) uygulaması kapsamında belirlenen standartlara uygun olarak Toptan, Perakende ve e-ticaret satışlarından doğan e-Arşiv faturalarınızı Nebim V3 ile düzenleyebilirsiniz.

e-Arşiv için Sıkça Sorulan Sorular

1. e-Arşiv uygulaması nedir?

433 sıra numaralı VUK Genel Tebliği kapsamında Gelir İdaresi Başkanlığından e-Arşiv uygulaması izni alan mükelleflerin vergi mükellefi olmayan tüketicilere ve e-Fatura’ya kayıtlı olmayan vergi mükelleflerine kestikleri faturaların elektronik ortamda hazırlanması, gönderilmesi ve arşivlenmesi esasına dayanır. Gelir İdaresi Başkanlığından e-Arşiv uygulaması izni alan mükellefler, elektronik ortamda oluşturdukları faturayı elektronik ortamda muhafaza edebilirler. Elektronik ortamda oluşturulan faturanın, alıcısına kâğıt olarak gönderilen veya elektronik ortamda iletilen şekli belgenin aslı, düzenleyen tarafından muhafaza edilen elektronik hali ise ikinci nüsha hükmündedir.

Kaynak: http://www.gib.gov.tr/fileadmin/mevzuatek/eski/vukteb433basbakanlik.pdf

2. e-Arşiv kapsamı ve e-Arşiv’e geçiş zamanlaması

İnternet üzerinden mal ve hizmet satışı yapanlar ve 2014 yılı gelir tablosu brüt satış hasılatı tutarı 5 milyon lira ve üzerinde olanlar en geç 1.1.2016 tarihine kadar e-Arşiv’e geçmek zorundadır.

Kaynak: http://www.gib.gov.tr/fileadmin/mevzuatek/eski/vukteb433basbakanlik.pdf

e-Arşiv’e parçalı geçiş imkanı yoktur. Firmanın tüm satış kanallarının (toptan, e-ticaret ve perakende),ve tüm mağazalarının e-Arşiv’e aynı anda geçmeleri gerekmektedir.

Nebim; e-Fatura ve e-Arşiv uygulamaları için;

  • Edoksis(BİMSA)
  • eFinans
  • FIT ile iş ortaklıkları gerçekleştirmiş olup, Nebim V3’ün fatura düzenleyen tüm uygulamalarını bu özel entegratörlerin servisleri ile entegre etmiştir.

    3. e-Arşiv’e tabi firmalar e-Fatura’ya da tabi midir? Tam tersi senaryoda durum nedir?

    e-Arşiv’e geçecek firmaların eğer daha önceden geçmedilerse öncelikle e-Fatura’ya geçmeleri zorunludur. Öte yandan, bir firma e-Arşiv’e tabi olmayıp sadece e-Fatura’ya tabi olabilir (örneğin e-ticaret yapmayan firmalar).

    4.e-Arşiv’e başvuru süreci

    Özel entegratör aracılığıyla e-Arşiv uygulamasını kullanmak isteyen mükellefler, Başkanlıktan e-Arşiv uygulaması için izin almış özel entegratörlere başvuru yaparak uygulamaya dahil olabilirler. e-Arşiv Uygulamasından özel entegrasyon yöntemiyle yararlanacak mükelleflerin ayrıca Gelir İdaresi Başkanlığına bir başvuru yapmalarına gerek bulunmamaktadır.

    Kaynak: http://www.efatura.gov.tr/earsivbasvuru.html

    5. e-Arşiv uygulamasında fatura düzenleme süreci

  • 397 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile getirilen e-Fatura Uygulamasına kayıtlı olanlara düzenledikleri faturaları anılan tebliğe göre e-Fatura olarak oluşturmak, iletmek, muhafaza ve istendiğinde ibraz etmek zorundadırlar.
  • 397 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile getirilen e-Fatura Uygulamasına kayıtlı olmayan vergi mükelleflerine e-Arşiv Uygulaması kapsamında fatura oluşturmaya, kâğıt ortamında göndermeye ve oluşturulan faturaların ikinci nüshasını elektronik ortamda muhafaza ve istendiğinde ibraz etmeye zorunludurlar.
  • Vergi mükellefi olmayanlara ise e-Arşiv Uygulaması kapsamında fatura oluşturmaya, müşterilerinin talebi doğrultusunda elektronik ortamda iletmeye veya kâğıt ortamında göndermeye, oluşturulan faturaların ikinci nüshasını elektronik ortamda muhafaza etmeye ve istenildiğinde ibraz etmeye zorunludurlar.

    6. e-Arşiv ile e-Fatura arasındaki fark

    e-Fatura’da amaç; e-Fatura’ya tabi şirketler arasındaki fatura alma ve gönderme işlemlerinin elektronik ortamda yapılmasını sağlamatır. e-Arşiv’de ise amaç, e-Fatura’ya tabi olmayan şirketler ve ayrıca şahıslar için düzenlenecek faturaların elektronik ortamda hazırlanması, gönderilmesi ve saklanmasıdır. E-Arşiv faturası düz kağıda basılarak verilebileceği gibi mükellefin talebi doğrultusunda elektronik ortamda e-mail ile de gönderilebilir ve sorgulanabilir.

    7. e-Arşiv uygulamasında Özel Entegratörlerin Rolü

    421 Sıra Numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği kapsamında Başkanlıktan Özel Entegrasyon izni alan mükellefler, bu Tebliğ kapsamında belge düzenlemek isteyen mükelleflere

  • e-Arşiv faturası düzenleme ve GİB’e gönderilecek e-Arşiv raporu oluşturma,
  • Faturayı mali mühürle onaylama,
  • Zaman damgası kullanma (bu konudaki zorunluluk GİB tarafından şimdilik kaldırıldı) ve,
  • Elektronik ortamda alıcıya iletme

    hizmeti verirler. e-Arşiv hizmetini Özel Entegratör sistemi üzerinden alan mükellefler, fatura ve elektronik arşiv raporlarında Özel Entegratörün mali mührünün ve zaman damgasının kullanılmasını talep edebilirler

    8. Hangi Faturalar e-Arşive Geçecek?

    Firmada fatura kesilen her süreçte e-Fatura dışındaki tüm satışlar için e-Arşiv faturası kesilecektir.

  • Perakende satış
  • Toptan satış
  • Konsinye Satış
  • Bayi Satış
  • Masraf
  • Alış İadesi
  • e-Ticaret

    9. e-Arşive Parçalı Geçiş Mümkün mü?

    e-Arşiv’ e parçalı geçiş imkanı yoktur. Firmanın tüm satış kanallarının (toptan, e-ticaret ve perakende) ve tüm mağazalarının e-Arşiv’ e aynı anda geçmeleri gerekmektedir.

    10. Gider Pusulaları e-Arşiv’a dâhil midir?

    Gider pusulaları tebliğde bulunmamaktadır. Dolayısıyla kullanıcılar gider pusulası işlemlerini bugün olduğu gibi yapmaya devam edeceklerdir.

    11. E-Ticaret Satışlarında GİB’e Gönderilmesi Gereken Ek Bilgiler Nelerdir?

    e-Arşiv uygulaması izni olup internet üzerinde vergi mükellefi olmayan kişilere mal ve hizmet satışı yapanlar e-Arşiv faturasını elektronik ortamda iletmek zorundadır. Söz konusu satışlarda kağıt çıktının sevk edilen malın yanında müşteriye gönderilmesi gerekmektedir. E-Ticaret satışlarında aşağıdaki bilgilerin gönderilmesi gerekmektedir.

  • Satış işleminin yapıldığı web adresi
  • Ödeme tipi
  • Ödeme açıklaması
  • Ödeme Aracısı
  • Ödemenin yapıldığı tarih
  • Ürünün gönderildiği tarih
  • Taşımayı Yapan Firma bilgisi
  • İade bölümünde; malı iade edenin adı soyadı, adresi, imzası, iade edilen mala ilişkin cins, miktar, birim fiyat ve tutar

    Aynı zamanda e-ticaret satışlarında oluşturulacak e-Arşiv faturasının tüketiciye verilecek nüshası üzerinde bu bilgilerin bulunması zorunlu olup fatura üzerinde ayrıca “Bu satış internet üzerinden yapılmıştır.” İfadesi bulunmalıdır.

    12. Tax Free ve İhracatta e-Faturaya geçiş zorunluluğu

    e-Fatura uygulamasına kayıtlı olan mükelleflerin, mal ihracı ve yolcu beraberi eşya ihracı (Tax Free) kapsamındaki satışlar için düzenleyecekleri faturaların, 1.1.2016 tarihinden itibaren e-Fatura olarak düzenlenmesi gerekmektedir. Ancak bu tarihin ileri bir tarihe erteleneceği öngörülmektedir. Erteleme olma durumunda mükelleflerin, Tax Free faturalarını e-Fatura geçiş tarihine kadar kağıt olarak düzenlemeye devam edebilecekleri öngörülmektedir.

    14. Nebim’in e-Arşiv desteği

    Nebim; Nebim V3’ün Nisan 2015’te yayınladığı 15.4 versiyonu ile birlikte, fatura düzenlenen tüm uygulamalarında e-Arşiv ve e-Fatura’yı desteklemektedir. Bu uygulamalara; mağazalarda perakende satış gerçekleştiren Nebim V3 POS, toptan kanalında satış gerçekleştiren Nebim V3 ERP ve e-ticaret faturalarının düzenlenmesi için B2x e-ticaret sistemleri ile entegrasyon sağlayan uygulamalar dahildir. Nebim; e-Fatura ve e-Arşiv uygulamaları için;

  • Edoksis(BİMSA)
  • eFinans
  • FIT
  • ING Bank

    ile iş ortaklıkları gerçekleştirmiş olup, Nebim V3’ün fatura düzenleyen tüm uygulamalarını bu özel entegratörlerin servisleri ile entegre etmiştir.

    15. Nebim’in mağazalarda perakende satışta e-Arşiv desteği

    Perakende müşteriye (tüketici) fatura düzenlendiğinde e-Arşiv fatura bilgilerinin gönderileceği e-mail adresi sorulur. Bu e-mail adresi müşteri kartına varsayılan olarak girilen e-Arşiv e-mail adresi olup, fatura ekranındayken yeni e-mail adresi girişi de yapılabilir. Nebim V3'te oluşturulan e-Arşiv faturası entegratör firmaya anlık olarak gönderilir ve parametreye göre e-Arşiv numarası alınarak entegratör firma tarafından mali mühür ile imzalanır. Entegratör firma anlık olarak Nebim V3'e mühürlenmiş e-Arşiv faturasını gönderir ve e-arşiv faturası Nebim V3 e-Arşiv görüntüleyicisi ile görüntülenerek düz kağıda döküm alınır. Müşteri talebine göre e-Arşiv faturası elektronik ortamda da gönderilebilir.

    16. e-Arşiv’in mağazalarda Yeni Nesil ÖKC’ler ile ilişkisi

    e-Arşiv faturasının ve Yeni Nesil ÖKC bilgi fişinin eşleştirilmesi gerekmektedir. Nebim V3; hem e-Arşiv Özel Entegratörü, hem de Yeni Nesil ÖKC ile anında entegre olmakta ve mali mühürle imzalanan e-Arşiv faturası ve ÖKC bilgi fişi bilgilerini anında diğer sisteme aktarmaktadır. Nebim V3 sayesinde; Yeni Nesil ÖKC’de bilgi fişi ve kredi kartı slip'i basılırken, e-Arşiv faturası da fatura printer’ında düz kağıda basılabilmektedir.

    17. Nebim’in toptan satışta e-Arşiv desteği

    Nebim V3’te e-Fatura'ya tabi firmalara satış yapıldığında e-Fatura düzenlenirken, e-Fatura'ya tabi olmayan firmalara ve tüketicilere satış yapıldığında ise e-Arşiv faturası düzenlenir. E-Arşiv faturası düzenlendiğinde, e-Arşiv faturası bilgilerinin gönderileceği e-mail adresi sorulur. Bu e-mail adresi müşteri kartına varsayılan olarak girilen e-Arşiv e-mail adresi olup, fatura ekranındayken yeni e-mail adresi girişi de yapılabilir. Nebim V3'te oluşturulan e-Arşiv faturası, özel entegratöre anlık olarak gönderilir ve e-Arşiv numarası alınarak özel entegratör tarafından mali mühür ile imzalanır. Özel entegratör Nebim V3'e mühürlenmiş e-Arşiv faturasını gönderir ve fatura “Nebim V3 e-Arşiv görüntüleyicisi” ile görüntülenerek düz kağıda döküm alınır. Müşteri talebine göre e-Arşiv faturası elektronik ortamda e-mail olarak da gönderilebilir.

    18. Nebim’in e-ticaret faturalarında e-Arşiv desteği

    Vergi mükellefi olmayanlara yapılan satışlarda e-Arşiv faturası, malın teslimi ya da hizmetin ifası anında elektronik ortamda iletiliyorsa müşteriye söz konusu e-Arşiv faturanın kağıt çıktısı verilmek zorundadır. Bu durumda, e-Arşiv fatura çıktısının satıcı veya yetkilisi tarafından imzalanması gerekmektedir. Bu uygulamadan yararlanabilmek için faturanın malın teslimi anında düzenlenmesi zorunludur. Ayrıca, e-Arşiv kapsamında internet üzerinden mal ve hizmet satışında düzenlenecek faturalarda yer alması gereken zorunlu bilgiler bulunmaktadır. Satış işleminin yapıldığı web adresi, ödeme şekli, ödeme aracısı adı, ödeme tarihi, gönderini taşıyana ait VKN/TCKN bilgisi, satışa konu malın gönderildiği tarih, web adresi ve iade bölümünde; malı iade edenin adı soyadı, adresi, imzası, iade edilen mala ilişkin cins, miktar, birim fiyat ve tutar bilgilerinin bulunması zorunlu olup fatura üzerinde ayrıca “Bu satış internet üzerinden yapılmıştır” ifadesine yer verilecektir. İnternet üzerinden yapılan satışlar için oluşturulan faturaların serisi e-Fatura ve diğer e-Arşiv’den farklı olmak zorundadır. Ayrıca; müşteri malı iade etmek isterse elektronik ortamda kendisine iletilen faturanın kâğıt çıktısını alacak, iadeye ilişkin bölümü doldurarak mal ile birlikte malı satana geri gönderecektir. Nebim V3, e-ticaret satışarında e-Arşiv faturası düzenlemek üzere, e-ticaret web sitesi sağlayıcılarıyla entegrasyonu sağlayan Nebim V3 Integrator’a gerekli ilaveleri yapmıştır. E-ticaret web sitesi yöneticilerinin Nebim V3 ile entegrasyonlarını Nebim V3 Integrator’a taşımaları ve kendi sistemlerinde gereken güncellemeleri yapmaları yeterli olacaktır.

    19. e-Arşiv faturalarında zaman damgası kullanımı

    e-Arşiv faturalarında zaman damgası kullanımı zorunluluğu şimdilik GİB tarafından kaldırılmış olup GİB tarafından yazılı aksi bir açıklama yapılmadığı sürece zaman damgasının kullanılmayacağı öngörülmüştür.

    20. e-Arşiv faturasının “teslim anında” mali mühürle imzalanması zorunluluğu

    Teslimatın e-Arşiv fatura yerine irsaliye veya ödeme kaydedici cihazlar (yeni nesil dahil) üzerinden yapılan satışlarda, irsaliye yerine kullanılmak üzere satış anında düzenlenen ve satıcı veya yetkilisi tarafından imzalanan bilgi fişi ile yapılması ve daha sonra e-Arşiv fatura düzenlenmesi mümkün olmakla beraber, teslimat anında müşteriye e-Arşiv fatura düzenlenecekse, faturanın mali mühürle imzalanması gerekmektedir. Mevzuata göre e-Arşiv ve e-Fatura faturalarının geçerli sayılmaları için mali mühürle imzalanmış olmaları zorunludur. Dolayısı ile mali mühürle mühürlenmemiş e-Arşiv ve e-Fatura faturalar, fatura hükmünde değildir. GİB tarafından yazılı aksi bir açıklama yapılmadığı sürece faturaların anında mali mühürle imzalanmalarının zorunlu olduğu öngörülmüştür. Sadece GİB’ten kaynaklı sistem kesintilerinde e-Arşiv ve e-Fatura faturaların matbu fatura olarak düzenlenmesine izin verilmektedir. GİB’den kaynaklanmayan diğer tüm teknik sorunlarda matbu fatura düzenlenmesi mümkün değildir.

    21. e-Arşiv raporunun GİB’e gönderimi ve faturaların saklanması

    Özel entegratörler, elektronik ortamda oluşturdukları belgelere ilişkin olarak, Başkanlığın www.efatura.gov.tr internet adresinde yayınlanan veri formatı ve standardına uygun e-Arşiv Raporunu takip eden ayın 15. gününe kadar aylık olarak ve mali mühür ya da NES ile zaman damgalı olarak onaylamak ve kılavuzlarda belirlenen yöntemlerle Başkanlık sistemine aktarmak zorundadırlar. İzin alan mükellefler, ikinci nüsha elektronik belgelerini ve e-Arşiv Raporlarını kendi bilgi işlem sistemlerinde muhafaza ederler. Bu mükellefler istemeleri halinde Başkanlıktan saklama izni almış kuruluşlarda da muhafaza ödevlerini yerine getirebilirler.

    22. e-Arşiv faturalarının e-Defter’e işlenmesi

    e-Arşiv faturalarının abonelik esasına göre çalışan firmalar ve kargo şirketleri ile yazılı talep üzerine Başkanlıkça uygun görülen sektörlerde faaliyet gösteren mükellefler e-defter uygulaması ile ilgili belirlenmiş olan diğer düzenlemelere uymak koşulu ile rapor bazında icmal olarak eDefter’e aktarılmasına imkan sağlanmıştır.

    Nebim V3 e-Arşiv uygulaması hakkında daha fazla bilgi almak için http://www.nebim.com.tr/index.php/e-arsiv

    E-Arşiv'e Geçiş için Limon Teknoloji'den 10 Öneri

    1. Mevzuatın size etkilerini öğrenin ve değişiklikleri takip edin
    2. 2016'dan sonra sadece e-arşiv fatura mı, yoksa aynı zamanda perakende satış fişi (Ürün detaysız ve ürün detaylı) de mi kullanacağınızı kararlaştırın
    3. e-Arşiv'e ve YNÖKC'ye aynı anda mı, yoksa sırayla mı geçeceğinize karar verin
    4. Projenizi planlarken tüm satış kanallarınızı göz önünde bulundurun
    5. Network altyapınızın hazır olduğunu test edin
    6. Tedarikçilerinizin ne derece hazır olduklarını ve birbirleriyle entegre olduklarını sorgulayın: Özel entegratör, ERP, mağaza yazılımları, B2x, lojistik, tax-free …
    7. Tüm tedarikçilerinizin senkronize bir şekilde ilerleyecekleri bir plan yapın
    8. Eğitim ve uçtan uca testler planlayın
    9. Canlıya geçiş sonrası tedarikçilerinizden hangi SLA'ler ile nasıl destek alacağınızı belirleyin
    10. Canlıya geçişinizi tedarikçileriniz ile birlikte takvimlendirin